협업도구 ThinkWise
ThinkWise Arirang을 사용하여 사용자는 Cloud(클라우드), Collaboration(협업), Communication(소통) 기능을 가진 클라우드기반의 협업서비스로 PC 및 Mobile간 맵문서를 공유하기 위한 개인 클라우드 뿐만 아니라 팀원들과 공유된 맵문서를 공동으로 편집 하면서 의견수렴까지 한번에 해결할 수 있습니다.
ThinkWise를 이용하여 협업 서비스를 사용하려면 ThinkWise 홈페이지에 회원가입이 필요합니다.
협업은 별도의 협업서비스 페이지로 접속하여 사용가능하며 반드시 인터넷(전용서버 사용자는 인트라넷) 연결이 필요합니다.
[협업]탭의 [세션]그룹에서 [개설]메뉴를 선택합니다.
개설할 협업이 내 PC에 저장된 파일을 이용하여 협업을 개설할 것인지 새문서를 이용해 협업을 할 것인지 선택할 수 있습니다. (여기서는 내 PC에 저장된 파일을 이용하는 것보다 새문서를 만들어서 협업을 실행하도록 하겠습니다.)
협업명에 개설하고자 하는 협업 명을 적어 줍니다. 비밀번호를 설정 할 수 있습니다. 비밀번호 설정 시 협업은 비밀번호를 알아야만 협업에 들어갈 수 있으니 비밀번호 분실하지 않도록 주의합니다. 협업을 사용하는 참여자들도 비밀번호를 알아야만 협업에 참여할 수 있으니 보안이 필요한 협업에 유용하게 사용 할 수 있습니다.
버튼을 통해 개설할 협업의 권한을 설정할 수 있습니다. 협업맵 저장 권한, 1레벨, 2레벨 편집 권한 등 개설 할 협업의 권한을 설정할 수 있습니다.
❶ 협업맵 저장 권한 설정
개설할 협업의 저장 권한을 설정합니다. 기본적으로는 모든 참여자가 저장할 수 있도록 설정되어 있습니다. 필요에 따라서 개설자만 저장할 수 있도록 설정하거나 참여자들의 일부에게 저장 제한을 둘 수 있습니다. 개설자 외 지정을 선택하면 초대된 참여자들의 저장 제한을 설정 할 수 있는 창이 나타나며 선택을 통해 권한을 설정할 수 있습니다.
❷ 1레벨 편집 권한 설정
개설할 협업의 1레벨 편집 권한을 설정합니다. 기본적으로는 모든 참여자가 편집할 수 있도록 설정되어 있습니다. 필요에 따라서 개설자만 편집할 수 있도록 설정하거나 참여자들의 일부에게 1레벨 편집 권한을 줄 수 있습니다. 개설자 외 지정을 선택하면 초대된 참여자들의 1레벨 편집 권한을 설정 할 수 있는 창이 나타나며 선택을 통해 권한을 설정할 수 있습니다. 편집 권한은 읽기/쓰기 모두 가능하게 하거나 읽기만 가능하게 설정할 수 있습니다.
❸ 2레벨 이상 편집 권한 설정
개설할 협업의 2레벨 이상 편집 권한을 설정합니다. 기본적으로는 모든 참여자가 모든 가지를 편집할 수 있도록 설정되어 있습니다. 필요에 따라서 혹은 회의 성격에 따라서 자신이 작성한 가지만 편집될 수 있도록 설정할 수 있습니다. 자신이 작성한 가지만 편집 상태의 경우 다른 사람이 작성한 가지를 수정할 수 없습니다.
협업에 초대할 사람은 참여자 메뉴에서 초대할 수 있습니다. 참여자에 나타난 참여자를 선택합니다. 초대할 참여자가 없다면 [추가] 버튼을 클릭하면 참여자 정보창이 나타납니다. 참여자 정보창에 이름과 E-Mail를 입력하여 참여자를 추가합니다.
[개설]버튼을 클릭하면 등록 된 이메일로 초대 메일이 발송이 됩니다. 그리고 참여자는 초대받은 협업에 협업맵이 나타나 같이 공유할 수 있습니다
참여를 클릭하면 기본 맵화면이 나오고 맵화면에서 다른 참여자들과 협업을 진행할 수 있습니다. 참여자가 협업창에 들어오게 되면 왼쪽 창에 참여자 색깔이 파란색으로 변합니다
[협업]탭의 [세션]그룹에서 [개설]메뉴를 선택합니다.
협업 개설창이 실행됩니다.
현재 열린 맵 문서로 협업을 개설하려면 ‘현재 맵’ 다른 경로에 저장된 맵 문서로 협업을 개설하려면 ‘선택’을 클릭하여 맵을 선택합니다.
맵 문서 선택 후의 절차는 위에서 설명한 ‘새 문서를 이용한 개설’과 동일합니다.
참여자를 선택하고 하단의 '개설' 버튼을 클릭해서 협업을 개설합니다.
협업에 참여하려면 직접 협업을 개설하거나 다른 개설자에 의해 초대(이메일 또는 협업접속링크)를 받아야 합니다.
왼쪽 협업창의 [협업목록]탭을 클릭합니다. ‘내가 개설’과 ‘초대받은’목록이 실행됩니다.
접속할 협업 문서명을 선택하고 [참여]버튼을 누릅니다.
협업에 참여하기 위해 협업방의 정보가 확인되고 협업이 시작됩니다.
화면 왼쪽 협업 리스트는, 초대한 참석자가 비활성화된 상태로 표시되고, 초대받은 참석자가 협업에 접속하면 참석자의 아이콘이 파란색으로 활성화됩니다.
협업참여방법은 협업개설자가 지정한 방법에 따라 이메일로 참여하기, 초대받은 협업에서 참여하기, 협업접속링크로 참여하기가 가능합니다.
▪ 이메일을 통한 협업참여 방법
협업참여자는 협업 개설자로부터 수신한 이메일의 [진행]버튼을 클릭합니다.
협업초대 페이지가 열리면, ThinkWise가 설치되어 있는 참여자라면 ‘즉시참여‘ 버튼을 ThinkWise설치가 되어 있지 않아 설치가 필요한 참여자라면 ‘설치 후 참여‘버튼을 클릭합니다.
ThinkWise가 실행되며 맵이 화면에 나타납니다.
협업리스트에 개설자(M)와 참여자가 활성화되고, 아직 참여하지 않은 사람은 비활성화되어 보입니다.
▪ ThinkWise를 통한 협업(회의)참여 방법
개설자로부터 수신한 이메일을 분실한 경우 ThinkWise 프로그램을 통해서도 협업(회의)에 참여할 수 있습니다. 단, 이 방법은 초대받은 참여자가 ThinkWise 23 정품 사용자이고 ThinkWise 홈페이지 회원이여야 합니다. 개설자가 협업초대 시 입력한 이메일이 참여자의 아이디에 등록된 이메일과 동일한 경우에 한합니다. 정보가 다른 참여자는 이메일을 통한 협업 참여만이 가능합니다.
왼쪽 협업창의 [협업목록]탭을 클릭합니다. ‘내가 개설’과 ‘초대받은’목록이 실행됩니다.
‘초대받은’ 목록에서 접속할 협업 문서명을 선택하고 [참여]버튼을 누릅니다.
협업에 참여하기 위해 협업방의 정보가 확인되고 협업이 시작됩니다.
화면 왼쪽 협업 리스트는, 초대한 참석자가 비활성화된 상태로 표시되고, 초대받은 참석자가 협업에 접속하면 참석자의 아이콘이 파란색으로 활성화됩니다.
▪ 협업 단축 아이콘 생성
협업에 접속하여 프로그램 하단 협업명을 마우스 오른 버튼을 클릭합니다.
단축아이콘 생성 메뉴를 실행합니다.
단축아이콘 생성 확인창에서 예를 누르면 바탕화면에 해당 협업에 접속할 수 있는 단축아이콘이 생성됩니다.
생성된 단축아이콘을 실행하면 바로 협업에 접속할 수 있습니다.
■ 협업 목록 폴더 관리
협업 목록을 폴더로 구분하여 관리할 수 있습니다. 참여하고 있는 협업 목록들을 효과적으로 관리할 수 있습니다.
▪ 협업 목록 폴더 생성
[협업]탭에서 [폴더]메뉴를 클릭합니다.
‘폴더 추가‘ 버튼을 클릭하면 폴더 추가 창이 실행되며 원하는 폴더명을 입력하고 확인 버튼을 클릭합니다.
폴더 리스트에서 새로 생성한 폴더명을 확인할 수 있습니다.
▪ 협업 목록 폴더 이동
협업 목록 탭의 협업리스트에서 이동을 원하는 협업명을 선택하고 아래 참여버튼 옆 ▾버튼을 클릭합니다.
‘다른 폴더로 이동‘ 버튼을 클릭하면 그룹이동 창이 실행되며 원하는 그룹명을 선택하고 확인 버튼을 클릭합니다. 각 그룹의 개수가 표시되어 이동 전 각 그룹의 협업 개수를 확인할 수 있습니다.
업무폴더 협업 리스트에서 이동한 협업명을 확인할 수 있습니다.
▪ 협업 목록 폴더 삭제
[협업]탭에서 [폴더]메뉴에서 삭제하고 싶은 폴더를 선택합니다.
‘삭제‘ 메뉴를 클릭합니다.
폴더 삭제 경고창이 나타나면 ‘예‘를 선택하여 그룹을 삭제합니다.
폴더 리스트에서 ‘업무’ 폴더가 삭제된 것을 확인할 수 있습니다. 폴더 삭제시 폴더안에 있던 협업은 다시 기본 폴더로 이동하게 됩니다.
협업이 시작되면 개설자와 참여자는 해당 안건에 대해 실시간 실시간 원격협업을 진행하게 됩니다.
협업 기능 중 각각의 기능에 대해 그 사용 방법을 설명합니다.
왼쪽 협업창을 클릭하면 협업창이 나타납니다. 그중 현재 협업탭은 참여하고 있는 협업방의 정보를 나타냅니다. 현재 참석한 모든 인원에 대해 참여 여부를 화면에 보여줍니다.
▫ 초대되었거나 참여 권한이 있는 사용자는 모두 주소록 그룹별로 리스트에 표기되며 이 중에서 참여자는 파란색으로, 불참자는 회색으로 표기됩니다.
▫ 참석자를 마우스로 클릭하면 참석자별 입력 내용이 옆에 표시된 색상으로 구분되어 화면에 표시됩니다.
맵문서에서 협업 시 답변을 받고자 하는 참석자에게 답변을 요청 할 수 있는 기능입니다.
맵문서의 특정 항목가지를 선택하고 참석자리스트 중 특정인을 선택한 후 [답변요청]을 실행합니다.
선택한 가지의 하위 가지에 선택한 특정인의 이름에게 답변을 요청한다는 메세지가 나옵니다.
특정 내용에 대해 입력자가 궁금할 경우 가지를 마우스 오른 버튼으로 누르면 최초작성자와 최종수정자의 이름을 볼 수 있습니다.
이 때 최초작성자와 최종수정자를 클릭하면 해당 참여자가 입력한 모든 내용이 작성자 옆에 표시된 색상으로 활성화됩니다.
■ 확인 요청
협업 시 확인을 받고자 하는 참석자에게 메일로 요청된 가지를 알리고 항목등을 관리할 수 있습니다.
맵문서의 특정 항목가지를 선택하고 참석자리스트 중 특정인을 선택한 후 위 [협업]탭의 [확인요청] 메뉴를 클릭합니다.
‘확인요청 메일 전송’ 메뉴를 클릭하면 메일이 발송되며 확인요청 탭의 수신 목록 메뉴에 ‘‘ 표시됩니다.
‘확인요청‘탭 ’발신목록‘에 새로운 이력이 생성된 것을 확인할 수 있습니다.
확인요청을 받은 사람은 메일을 통해 해당 협업에 접속할 수 있습니다. 또한 해당 협업 접속 시 확인요청한 가지가 선택되어 바로 확인할 수 있습니다.
확인요청 받은 사람은 ‘확인요청‘탭 ’수신목록‘에서도 요청목록들을 확인할 수 있습니다.
협업 참여자간 문자 채팅을 통해 의견 교환이 가능합니다.
참석자 리스트 상단 [문자채팅]메뉴를 실행합니다.
메시지를 입력하고 [보내기]버튼을 누릅니다. 또는 키보드를 누릅니다.
입력한 메시지가 채팅창에 등록되며 참석자 전원에게 메시지가 표시됩니다.
▪ 특정 사용자간 문자채팅 사용방법
참석자 리스트에서 문자채팅을 실행할 대상자를 선택합니다. 문자채팅은 현재 협업에 참여 중인 사용자끼리만 사용 가능합니다.
마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 문자채팅(귓속말) 버튼을 누릅니다.
선택한 대화상자에게 전달할 메시지를 입력하고 [보내기]버튼을 누릅니다.
협업중 추가로 참석자를 초대해서 협업을 같이 진행할 수 있습니다.
협업창 [현재협업]탭에서[참석자초대]를 클릭합니다.
추가할 참석자를 선택 후 [확인]버튼을 누릅니다.
추가로 초대한 참석자에게 협업초대 메일이 발송됩니다.
협업탭에서 다양한 기능을 수행할 수 있습니다.
▪ 협업링크 생성
협업을 공유문서로 웹페이지에서 URL만 입력하면 다른 PC나 다른 사용자가 해당 협업을 참여할 수 있습니다. 공유문서링크 URL은 http://twd.so/◯◯◯형식으로 나오게 되고 인터넷 주소창에 입력하면 협업을 참여할 수 있습니다. 문서 공유 링크생성으로 생성한 URL로 접속하면ThinkWise를 가지고 있지 않은 사람도 협업에 참여할 수 있도록 ThinkWise가 실행되어 참여를 지원합니다.
▪ 버전관리
협업 진행 과정을 보거나 선택한 순서로 협업 내용을 되돌릴 수 있는 기능을 제공합니다. 단, 선택한 순서로 협업을 되돌릴 경우 협업이 종료되고, 접속한 사용자들은 협업에 재참석해야 합니다.
개설한 협업 목록 중 하나의 협업방에 접속하여 상단의 [협업]탭의 [관리]그룹에서 ‘버전’을 클릭합니다.
현재 협업맵이 어떤 순서로 작성되었는지 작성과정이 리스트로 표시됩니다.
- 보기 : 선택한 항목에 대한 작업으로 이동합니다.
- 버전생성 : 선택한 작업에 대한 설명을 입력합니다.
- 롤백 : 선택한 작업 시점으로 협업 내용을 되돌립니다.
- 도움말 : ThinkWise도움말을 실행합니다.
▪ 보기
선택된 시점의 내용을 화면에 보여줍니다.
버전 및 이력관리 창의 편집항목에서 특정 항목을 선택하고 보기 버튼을 누릅니다.
아래와 같이 선택한 항목이 입력된 시점으로 되돌아가, 그 당시의 화면이 화면에 표시됩니다.
사용자는 협업 맵에 대하여 언제든지 특정 시점으로 되돌려 그 당시 작성과정을 살펴 볼 수 있습니다.
▪ 버전 생성
[버전 및 이력관리] 창의 편집항목에서 특정 항목을 선택하고 [버전생성]버튼을 누릅니다.
선택한 항목에 대한 설명을 기록합니다
선택한 항목에 버전 관리를 위한 설명이 기록됩니다.
버전생성(설명기록)이 완료된 항목을 선택하면 기존에 있던 ‘버전생성’ 버튼이 자동으로 ‘버전삭제’버튼으로 변경되며 선택 된 항목을 삭제할 수 있습니다.
▪ 롤백
선택한 시점으로 협업내용을 되돌립니다.
[버전 및 이력관리] 창의 편집항목에서 특정 항목을 선택하고 [롤백] 버튼을 누릅니다.
선택한 시점으로 협업내용을 되돌릴 것인지 확인하는 창이 열리면 [예]를 누릅니다.
▪ 개설자 변경
협업의 개설자를 협업 참여자 중에서 다른 사람으로 개설자를 변경 할 수 있습니다.
개설자로 변경할 참여자를 선택합니다.
협업창의 [협업]탭의 [도구]그룹에서 [개설자 변경]메뉴를 누릅니다.
선택한 참여자 이메일 옆에 ‘M’ 개설자 표시가 나타난 것을 확인할 수 있습니다.
▪ 협업맵 저장권한 설정
협업 참여자들이 협업을 통해 작성한 맵을 파일로 저장 할 수 있는 권한을 개설자가 줄 수 있습니다.
협업 맵의 저장권한을 설정합니다.
개설자 외 지정시 설정창을 통해 권한을 나누어서 설정할 수 있습니다.
▪ 1레벨 편집 권한 설정
1레벨 가지의 편집 권한을 개설자가 설정할 수 있습니다.
협업 맵의 1레벨 편집 권한을 설정합니다.
개설자 외 지정시 설정창을 통해 권한을 나누어서 설정할 수 있습니다.
▪ 2레벨 이상 편집 권한 설정
2레벨 이상 가지의 편집 권한을 개설자가 설정할 수 있습니다.
협업 맵의 2레벨 이상 편집 권한을 설정합니다.
자신이 작성한 가지만 편집을 설정하면 다른 사람이 작성한 가지는 수정할수 없습니다.
선택한 가지 참여자별 권한지정은 협업맵의 일부를 참여자별로 읽기나 쓰기의 권한을 따로 설정할 수 있습니다. 먼저 설정하고 싶은 가지를 선택한후 선택한가지 참여자별 권한지정 메뉴를 선택합니다.
선택한 가지참여자별 설정 창이 열리면 권한을 나누어 설정합니다. 하위가지포함이 체크되어 있으면 선택한 가지의 하위가지도 동일한 권한 설정을 받습니다.
권한이 없는 가지는 가려져서 보이지 않는 것을 확인할 수 있습니다.
▪ 투표
협업 도중 의사 결정을 위하여 협업 참여자에게 여러가지 항목중에서 선택을 요청할 때 사용됩니다.
투표에 올릴 항목의 가지를 선택하고 협업창 [협업]탭의 [도구]그룹에서 [투표] 메뉴를 실행합니다.
제목을 넣고 시작을 클릭하면, 모든 협업 참여자에게 동시에 투표메뉴가 실행됩니다.
원하는 항목을 선택하고 투표를 누르면 참여자의 의사가 집계됩니다.
협업분할
현재 운영중인 협업의 일부 내용을 별도의 맵으로 분할할 수 있습니다. 협업으로 작성한 맵의 크기가 너무 커져서 관리가 어렵거나, 용도에 따라 일부의 내용을 분리 할 때 사용할 수 있습니다.
협업을 실행하여 분할하고자 하는 가지를 선택하고 [도구]탭의 맵 문할 메뉴를 실행합니다.
새로운 파일이 열리며 분할 된 부분이 새로운 맵으로 생성된 것을 볼 수 있습니다.
협업 종료
협업이 완료되면 개설자와 참석자는 협업 종료를 실행하거나 창닫기를 실행합니다.
이때 협업 참석자는 자신의 PC에 현재까지 작성된 협업 맵문서를 저장할 수 있습니다.
■ 개설자의 협업 종료
협업창의 [현재협업]탭의 [나가기]버튼을 클릭합니다.
[협업 종료] 옵션을 지정합니다.
- 문서공유 계속 운영(개설자만 나가기) : 문서공유가 계속 유지되는 상태로 개설자만 공유문서 접속이 종료됩니다. 문서공유는 계속 유지되므로 개설자와 참여자 모두는 공유문서를 자유롭게 드나들 수 있습니다.
- 즉시 종료(개설자가 재시작해야만 운영가능): 문서공유가 종료되며 참석자들도 공유문서 접속이 종료됩니다.
- 내 PC에 최종 작업문서 사본 저장: 현재까지 진행된 공유문서 맵을 내용을 내 컴퓨터에 저장합니다.
[확인]을 누르면 협업이 종료됩니다.
또는 협업 문서명을 마우스 오른 버튼으로 우클릭하여 ‘협업 종류’ 메뉴를 실행합니다.
협업 개설자는 진행중인 협업을 잠시 일시중지를 할 수 있습니다. 일시중지를 하면 개설자가 다시 협업을 시작하기 전까지 개설자와 협업 참여자들이 협업 진행을 할 수 없습니다.
[협업]창의 [현재협업]탭에서 [일시정지]버튼을 클릭합니다.
협업의 재시작을 할 경우 [계속하기] 버튼을 클릭합니다.
협업 기능을 사용하는데 필요한 여러가지 환경 설정을 사용자가 직접 지정할 수 있습니다.
[협업]탭에서 [관리]그룹의 ‘옵션’을 클릭합니다.
[옵션]창이 실행됩니다.
✥ 기타
- [협업 웹페이지에서 ThinkWise 실행하기] : co.ThinkWise.co.kr인 협업 웹페이지에서 ThinkWise가 실행되지 않을 때
등록버튼을 통해 등록하면 웹페이지에서도 협업에 참여할 수 있습니다.
- [다음 시간동안 자리비움이면 협업 나가기] : 자리비움의 시간에 따라 협업을 자동으로 나갈 수 있습니다.
- [내 화면에 다른 사람이 선택한 가지 표시하기] : 협업에서 다른 사람이 가지를 선택할 시 다홍색으로 표시하여 다른
사람이 어떤 가지를 선택하고 있는지 확인하게 할 수 있습니다.
- [참여 시 변경내용 표시] : 협업에 다시 접속했을 때 어떤 내용들이 변경되었는지 표시 할 수 있습니다.
- [협업 참여 시 가지전달 내용 가져오기] : 협업 내에 가지전달한 가지가 있다면 참여 시 자동적으로 반영될 수 있도록
설정을 변경할 수 있습니다.
✥ 보고서
협업을 통해 작성된 문서를 보고서 형식으로 변환할 수 있습니다. 이때 작성될 보고서의 문서 형식과 변환 옵션을 지정할 수 있습니다.
- [최대단계] : 보고서 생성시 작성된 맵의 몇 단계까지 보고서에 포함할지를 결정합니다.
- [노트포함] : 보고서 생성시 작성된 맵의 노트내용을 포함할지를 결정합니다.
- [보고서 문서타입] : 보고서 생성시 생성할 보고서의 문서 형식을 결정합니다.